捨てられない工事関係の書類や注文書の保管方法

この記事は溢れかえった資料の保管方法について

工事関係の資料はうかつに捨てられないです。
税務書類の様に保管期間が定められているものもあります。
また後に建設業許可などで原本が必要になることも

これらの書類の保管は頭が痛い問題です。
段ボールに詰めて、事務所の奥底に置いておくと邪魔になります。
また間違って処分してしまい、必要なときに見つからないなども。

建設業の方だけではなく、我々行政書士も同じような悩みを抱えています。
仕事で大量の書類を取り扱う関係上、うかつに捨てられない書類が溜っていきます。
気が付けば事務所がファイルや資料だらけになってしまいます。

捨てられない工事関係資料は何処に保管するか

建設業の仕事をしていると、資料が膨大になります。
電子化が進んだ昨今ですが、まだまだ紙の資料は膨大です。

その他にも仕事で必要な専門書や雑誌。
全部が全部、必要なものでもないです。
当分読まない書籍が事務所の本棚を圧迫することも。

保管方法として考えられるものとしては

スキャンして電子化する

原本が無くても問題ない書類は、PDFに変換して専用のサーバーで保管する。
要らない紙や資料が無くなりスッキリすると思います。
弊所でもご依頼者さまの申請書控えをスキャンしてPDF化しております。
他にも取り扱い説明書や昔のレシートなども同じ扱いです。

PDF化は大変便利です。
問題は大量の資料をスキャンする必要があることです。
スキャンスナップなど高価なスキャナーがあれば比較的短時間で電子化できますが…
それでも数百枚単位になると時間がかかります。

宅配トランクルームを利用する

クラウドストレージは便利ですが、万能ではありません。
原本書類が無くても問題ない書類なら電子化すれば良いですが…
中には原本を残しておく必要がある書類もあります。

例えば古い注文書などは、一見要らない資料に見えますが…
建設業許可の常勤役員等や専任技術者の経験証明には必須の書類です。

関連記事：専任技術者の経験を証明する書類

あと雑誌や専門書はPDF化できないことは無いですが…
（いわゆる自炊と呼ぶ作業が必要です）
裁断したり色々と手間がかかり現実的ではないです。
あと裁断すると本としての価値が無くなります。

当面は読まない専門書や建築関係の雑誌など。
捨てるのは勿体ない、事務所に置いておけばスペースを圧迫します。

原本を残しておきたい書類や本や雑誌などの保管には、宅配トランクルームが良いかと思います。
宅配トランクルームとは、専用の箱に詰め込んで専用の倉庫で保管するサービスです。
書類や本を箱に詰め込んで宅配便で送り、必要な時は宅配便で送って貰います。

貸倉庫やトランクルームを借りる

資料の量が多すぎて宅配トランクルームでは、追いつかない場合…
近所のトランクルームや貸倉庫を借りることになります。

実際に弊所のご依頼者様で事務所の他にトランクルームや貸倉庫を借りておられる方も。
トランクルームを借りている方は、資料だけでなく資材も一緒に置いている人が多いですね。

中にはトランクルームだけど事務所用途で使用できるような所もあります。
屋内型のトランクルームを建設業許可の営業所としている人も。
トランクルームが独立した個室で、ポストがあり、事務機器が揃っていれば営業所として登録することができます。

関連記事：建設業許可の営業所について

全てのトランクルームが営業所に出来るわけではないので、事前調査が必要です。
弊所でも許可取得の際には、営業所として使えるかチェックしてから申請を行っております。
屋内型のトランクルームで許可を取りたい方は、借りる前に行政書士にご相談頂けると幸いです。

以上が捨てられない工事関係の書類や注文書を保管する方法でした。
ここまでお読みいただきありがとうございました。