行政書士やまだ事務所の情報管理対策

無料個別相談募集中です。

行政書士は依頼者様のデリケートな情報を取り扱います。

行政書士やまだ事務所の情報管理
このページでは、行政書士やまだ事務所の情報管理についてご紹介します。

 

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当事務所派建設業許可など建設業周りの許認可業務のお手伝いが仕事です。

 

許認可業務には、依頼者様の大切な情報をお預かりします。
例えば貴社の決算情報や役職員の個人情報などですね。

 

基本的に許認可は、新規、更新、変更と数珠繋ぎに繋がっていくものです。
ライセンスの維持管理をスムーズに遂行する為には、事務所のセキュリティ対策が重要になります。

 

 

俺たちの事業や従業員の情報を渡すのだから、いい加減な管理で漏洩されたら困るよ。


 

 

行政書士には法令で守秘義務が課されています。

行政書士には行政書士法という法律にて守秘義務が課されています。
具体的には行政書士法第十二条です。

 

(秘密を守る義務)
第十二条 行政書士は、正当な理由がなく、その業務上取り扱つた事項について知り得た秘密を漏らしてはならない。行政書士でなくなつた後も、また同様とする。

 

引用元;E-GOV法令検索、行政書士法

 

正当な理由が無い場合に、知りえた秘密を第三者に漏らすとペナルティ(懲戒処分)などがございます。
これは行政書士を辞めた後にも適用されます。

 

 

法律で守秘義務があるのは分かった。
でもどうやって貴方は情報を漏らさない様にするのかしら?
それだけでご安心くださいって言われても・・・


 

 

ご指摘ごもっともです。
そこで当事務所では、どの様に情報を守るかを詳細にご紹介します。


 

 

当事務所が行う情報管理対策

行政書士やまだ事務所はの情報管理対策
当事務所は、上記の5つの施策を行います。

 

秘密保持契約書(NDA)を締結します。

行政書士やまだ事務所は秘密保持契約書を締結します。

 

当事務所は、建設業許可や経営事項審査などの業務を受任した時には、依頼者様と弊所間で秘密保持契約書を締結致します。

 

秘密保持契約書は、弊社と依頼者様との間でお預かりした情報を外部に漏らさないという内容です。
また得た情報の利用範囲などを契約書で定めております。

 

漠然と守秘義務がありますので、ご安心ください。
だけにとどまらず正式な書面で、貴社の秘密を守りますと誓約致します。

 

SNSでクライアントに関する情報をアップしません。

TwitterやFacebook、InstagramなどのSNSやサイトなどの貴社の情報をインターネット空間にアップしません。
当たり前と言えば当たり前な話ですが・・・

 

SNSにはどうでも良い呟き程度の利用に留めます。
(すみません。同業者との付き合い上、完全に止める事ができません。)

 

セキュリティ対策が強固な法人用クラウドストレージを使用します。

当事務所では、お客様からお預かりした情報を法人専用のクラウドストレージにて保存いたします。

 

法人専用のクラウドストレージは、無料のサービスや個人用利用に比べてセキュリティ対策が強固に行われています。
弊所が使用しているストレージは、大手の出版社や食品会社も業務で利用している実績のあるサービスです。

 

サービスの特徴は以下の通りです。

 

  • データ通信の暗号化
  • データファイルは全て暗号化
  • 特定のIPアドレスとアカウントのみアクセス可能
  • サーバーが置かれるデータセンターは日本国内
  • 24時間の有人監視
  • 個人情報取扱い業務の認証取得事業者
  • 官公庁の使用にも耐えられる認証レベル

 

情報に触れるのは弊所の代表者のみ

当事務所は代表者一人で運営しております。
必然的に依頼者様の情報に触れるのは、代表の山田のみです。
なので従業員などの関係者による情報の抜き取りの心配はありません。
(退職前にUSBに顧客情報をダウンロードして持ち去る等)

 

万が一に備え情報漏洩時の賠償保険に加入

弊所は万が一の事態に備え、情報漏洩の賠償保険に加入しております。
万全を期して、情報管理を行っていても100%確実という事はございません。
予期せぬトラブルにて、大切な情報が抜き取られる可能性もあります。

 

その様な場合に備えて、行政書士専用の情報漏洩賠償保険に加入しました。
この保険を使うことが無いように、依頼者様からお預かりした情報の管理を徹底して参る所存です。