定款を紛失した場合の対応方法【建設業許可】

 

この記事は建設業許可で必要な定款の写しが見つからない場合の対応方法について.

 

定款とは株式会社など法人のルールを定めた物です.
定款が必要になるのは許認可手続き銀行融資などで,役所や銀行に提出を求められることが有ります.

 

建設業許可でも最新の定款のコピーが要求されます.

 

関連記事：建設業許可の必要書類

 

 

役所や金融機関の手続きで必要な定款ですが,普段は使うことが無い書類です.
なので手続きで必要な時に,何処を探しても見つからない時があります.

 

 

 

 

 

 

 

マンガ,定款が見つからない場合の対処法

 

対応方法は,いくつか有ります.

 

 

まずは会社設立を依頼した専門家に確認.
事務所が保存している可能性あり.

 

次に会社設立時に定款を提出した公証役場で再発行してもらう.
もしくは会社の登記簿（全部事項証明書）を参考に作成し直す方法があります.

 

会社の状況に応じて,取れる方法が変わります.

 

会社設立を依頼した専門家に確認

法人を作った時に,サポートを依頼した専門家（行政書士,司法書士,税理士）などに確認します.
専門家の事務所に副本が残っていれば,コピーかPDFを送信してもらいます.
（大抵の事務所は,PDFで保存していると思います.）

 

最新の定款が出てくれば,問題は解決します.

 

公証役場で定款謄本の交付請求

 

公証役場には,会社設立時の定款が保管されています.
認証を受けた公証役場に,定款謄本を交付申請することで入手できます.
保管期間が20年間なので,歴史のある会社の場合,残っていない可能性があります.

 

第二十七条　公証人は,書類及び帳簿を,次の各号に掲げる区分に応じ,それぞれ当該各号に掲げる期間保存しなければならない.ただし,履行につき確定期限のある債務又は存続期間の定めのある権利義務に関する法律行為につき作成した証書の原本については,その期限の到来又はその期間の満了の翌年から十年を経過したときは,この限りでない.
一　証書の原本,証書原簿,公証人の保存する私署証書及び定款,認証簿（第三号に掲げるものを除く.）,信託表示簿　二十年

 

引用：E-Gov法令検索,公証人法施行規則

 

公証役場によっては,もっと前の定款が残っている可能性があります.
ダメ元でも認証を受けた公証役場に問合せしてみる事をお勧めします.
（残っていればラッキーという感じで.）

 

 

定款の請求方法

請求方法は,認証を受けた公証役場に必要書類を提出することで可能です.

 

謄本1枚につき250円の発行手数料がかかります.
定款が5枚なら1250円の手数料を役場に納めます.

 

原則的に公証役場への来所が必要です.
（本人確認のために）
あと請求できる人も限定されております.

 

請求できる人

 

法律上の利害関係がある者については,公証役場で判断が分かれます.
事前に役場で問合せが必要です.

 

提出書類

請求者が当事者本人：本人確認書類

 

 

請求者が代理人（行政書士など）の場合

 

委任状は,公証役場のホームページからダウンロード可能です.

 

法律上の利害関係者

 

同一情報の提供の請求手続き「電子定款」

 

次は電子定款で認証を受けていた場合です.
電子定款にすると収入印紙代が節約できるので,最近の定款は殆ど電子定款だと思います.

 

電子定款のPDFがPCの故障などで紛失した場合の対処法です.
手続きがかなり複雑で面倒です.

 

当サイトには申請手続きの流れを簡単に書き記します.

 

この様な手続きが必要になります.

 

詳細な手続き方法は,法務省のサイトに記載されております.

 

法務省：同一の情報の提供の請求のページ

 

 

定款の再作成

 

ラストは定款の再作成です.
これは文字通り,定款を作り直すものです.

 

公証役場で定款を取得しても,多くの場合で再作成が必要になるかと思います.
（大抵は変更事項が発生している為）

 

再作成は公証人の認証は不要です.
また収入印紙も不要です.

 

基本的に会社内の手続きで完結します.
（株主総会が必要な場合あり）

 

再作成する手順

まずは定款再作成に必要な書類を準備します.

 

 

会社の登記簿は最新の物を準備します.
法務局で最新の物を取得が良し.

 

登記簿の内容を転記する

まずは全部事項証明書（登記簿）に書かれた内容をひな形に書き写します.
この時に定款は,ご自身で作成,もしくはネットで定款のひな形をダウンロードでもOKです.

 

「定款　ひな形」,「定款　見本」で検索すると,色々なサイトがヒットします.

 

登記簿に書かれていない内容を記入

登記事項を書き写した後は,登記簿に書かれていない内容を記入します.
こちらは株主総会や取締役会の議事録を参考に作成していきます.

 

設立時から変更が無い場合は,ここで終了です.

 

株主総会で定款の変更承認

定款の原案が完成したら,最後は株主総会で変更決議を取ります.
定款の変更は,株主総会の特別決議が必要です.
出席者の過半数の出席,出席者の三分の二以上の賛成で決議可能です.
株主が自分や身内だけなら,簡単に終了します.
（第3者がいる場合は,時間と手間が掛かる）

 

株主総会で承認されれば,株主総会の議事録を作成します.
議事録とセットで新しい定款が完成します.