建設業許可の通知書や申請書控えは捨てないで

 

今日は建設業許可の許可通知や申請書の控えを捨てずに保管することについて。
建設業許可の手続きは、役所提出用と申請者保管用の書類を２部を作成します。
（兵庫県など３部作成する役所もあります）
新規許可や更新許可、業種追加の手続き完了後には役所から許可通知書が届きます。

 

 

悪いことは言いません。
古い許可通知や控えは捨てずに残しておきましょう。
5年と言わず10年でも20年分でも残せるだけ残しましょう。
直近５年分は残している人は多いですが…
（建設業許可の更新で必要なため）

 

関連記事：建設業許可更新の注意点

 

10年20年前などになると、邪魔だから昔の書類を処分される方は少なくないです。
その時は良くても後々で後悔する人が出てきます。
個人的には、建設業の廃業後も許可関係の資料だけは捨てずに残しておくことをお勧めします。
（また建設業を再開する時に役立ちます。）

 

後は控えと通知書はスキャンしてPDFで保管しておくと尚良です。
（災害で紛失するリスクがあるため）
ちなみに弊所は、ご依頼者さまの許可申請書控えを全てPDFで保管しております。
専用のクラウドストレージで厳重に保管しております。
（大抵の行政書士は保管していると思いますが…）

 

過去の建設業許可の申請書が必要になる手続き

 

建設業許可で過去の通知書や申請書控えが必要になる手続きは意外とあります。

 

 

過去の申請書控えや通知書が必要になるのは上記の手続きです。
具体的には常勤役員等（経管）と営業所技術者等（専技）の実務経験証明です。
建設業許可はこの二つの証明が一番大変です。

 

場合によっては20年前とかの控えや通知書が必要になるケースがあります。

 

建設業の許可証等が残っていないと

申請書の控えや許可通知書が残っていないと、経管や専技の実務経験の証明が大変になります。
（控えや通知書があれば、年数分を準備すれば証明ができる）
無許可業者での経験証明と同様の資料が必要です。

 

関連記事：常勤役員等になるための条件

 

関連記事：営業所技術者等（専技）の要件

 

書類としては、確定申告書、注文書、資格証、全部事項証明書などを必要年数分の準備が必要です。
問題なく全部そろえれば良いですが…
過去の書類や他社での実務経験となると、なかなか難しい時があります。
（実際に揃えられず断念したご依頼者さまも居られます）

 

実際にあった事例

ここで弊所で実際にあった事例を二つご紹介します。
どちらも実際にあった複数の事例を混ぜて個人情報が分からない程度に改変しております。
①は許可取得できましたが、②の方は数年待つことになりました。

 

 

別会社の立ち上げ事例

①の事例は、建設関連の会社を複数持っている方で、メインの会社は許可業者。
許可を持っていない方の会社でも建設業許可を取ろうと思った。
メイン会社の取締役を異動させて経管と専技に充てる予定、件の役員さんは許可業者で10年以上の経験者。

 

普通であれば、許可業者の資料でサクッと許可が取れる話です。
メイン会社の控えは次回の更新に必要な決算変更届と前回の更新申請の控えのみ…
残っていた資料だけでは、経管や専技の経験年数に足りず、不足分の年数は注文書や確定申告書で対応する形になりました。

 

会社の再チャレンジ案件

こちらは以前は許可業者の社長をしていた方で会社を畳み引退していました。
それとは別に元社長の親族が建設業で独立して建設会社を立ち上げました。
最初は無許可で軽微な工事を細々とやっておりましたところ、直近で500万円以上の工事が入りそうな話が出てきました。
急いで許可をとるため、元社長を役員に据えて経管と専技になってもらい建設業許可を取ろうと言う話。
（よくある話です。）

 

問題は会社を畳んだ時に、一切合切の書類を処分していたとのこと。
（本人曰く、当時はもう二度と建設業をする気がなかったので…）
許可申請書の控えも通知書も確定申告書も注文書も何も残っておりませんでした。
会社をやってたのが、10年以上前で税務署にも確定申告書が残っていない…
結論としては証明できる資料が残っていないので、建設業許可を断念することに。
親族さんが5年の経験と資格を取得してから許可を目指す形になりました。

 

この様に10年や20年前の申請書の控えや通知が必要になるケースがあります。
当時は要らないと思って捨てたものが、20年後とかで必要になることが。
二度と建設業をやるつもりが無くても、時の経過でチャレンジするケースもあります。

 

その時に控えや通知書が残っていないと…
証明が難しくなり許可を断念する事例もございます。
今は要らない邪魔になるかもですが、申請書は残しておきましょう。
最悪はスキャンしたPDFがあれば、全然違います。

 

以上が建設業許可の控えや通知書は捨てずに保管をという話でした。
ここまでお読みいただきありがとうございました。